Оптимизация совместной работы над проектами

Оптимизация совместной работы над проектами 

На успешность нового проекта или кампании влияют три основных фактора:

Быстрый обмен информацией в восходящем и нисходящем направлениях, позволяющий каждому участнику получать актуальные сведения о ходе проекта, возникающих проблемах и достижениях.

Правильно организованное управление проектами, благодаря которому вся работа выполняется вовремя и без превышения бюджета.

Эффективная совместная работа внутри команды или между отделами, позволяющая генерировать больше идей и способствующая инновациям.

Однако было бы ошибкой полагать, что в современной инновационной рабочей среде эти три фактора действуют независимо друг от друга. Вы можете улучшить ситуацию во всех трех областях, уделив внимание лишь одному направлению: совместной работе над проектами. Такая оптимизация поможет всем сотрудникам, от генерального директора до рядовых исполнителей, лучше взаимодействовать с коллегами, управлять проектами, генерировать идеи, активнее сотрудничать при выполнении задач и эффективнее работать.

Чтобы добиться этих результатов, недостаточно полагаться на электронную почту как единственное средство отслеживать ход проектов, ведь есть системы, специально предназначенным для управления совместной работой.

Совместная работа над проектами: секреты эффективности

Независимо от того, собираетесь ли вы и дальше использовать старые методы или станете искать новые инструменты, вам следует учесть несколько важных моментов:

1. Вам нужен инструмент, позволяющий обновлять информацию в режиме реального времени

Некоторые облачные и онлайн-приложения позволяют участникам рабочих групп распространять и отслеживать обновления в реальном времени. Как только изменение внесено, оно сразу же становится видимым для всех. Это помогает избежать ситуаций, когда участники проекта работают с устаревшими данными (например, при использовании электронных таблиц), так что совместная работа будет выполняться эффективно.

2. Сотрудники должны иметь возможность выполнять работу одновременно

Согласованные действия в реальном времени — отличительный признак эффективной командной работы. Одним из первых популярных инструментов такого типа стали Google Документы, позволяющие нескольким сотрудникам одновременно вносить изменения в файл в онлайн-редакторе и сразу видеть, что исправили коллеги. Wrike — инструмент для совместной работы и управления проектами, предлагающий аналогичные возможности сотрудничества в реальном времени.

3. Вам нужна возможность обсуждать работу в той же среде, где она выполняется

Вместо того чтобы вести обсуждение в одном приложении (например, в чате), а работу выполнять в другом, рекомендуем найти единый инструмент, позволяющий обсуждать работу там же, где она делается. В результате, если придется ввести в проект нового участника или делегировать часть работы, вы сможете сразу же передать всю информацию о последних принятых решениях и обсуждениях по проекту. Новый сотрудник сможет быстро приступить к работе, а вам не придется тратить время на разъяснение всех деталей.

4. Вам необходимо единое пространство для хранения и организации всей информации по проекту

В наши дни данные по проектам часто хранятся в разных местах, например, в почте, в облачных хранилищах и на жестких дисках персональных компьютеров. В результате невозможно гарантировать, что все участники команды работают с актуальной информацией.

Если вы хотите оптимизировать совместное управление проектами, вам нужно найти единое пространство для хранения всей рабочей информации: отдельных задач, долгосрочных проектов, файлов, обсуждений, протоколов совещаний и отчетов. Это поможет сотрудникам получать мгновенный доступ ко всей нужной информации, а не искать ее в разных хранилищах и приложениях.

5. При изменении сведений о проектах об этом должны мгновенно узнавать все участники команды

Нередко при работе над проектами приходится что-то в них изменять или заново расставлять приоритеты. В вашей системе должна быть предусмотрена возможность обновить рабочую информацию и мгновенно оповестить об этом всех участников. Таким образом команда сможет работать над самыми важными проектами, используя полную и корректную информацию.

6. Вы должны иметь представление о дальнейшем ходе работы

Эффективные решения для управления проектами позволяют планировать будущие задачи и проекты с помощью графиков, диаграмм Ганта, зависимостей задач и т. д. Вы сможете упорядочивать свои задачи и проекты, настраивать рабочие процессы для выполнения заданий от начала до конца, отслеживать ход работ и контролировать деятельность сотрудников. Как только проект будет выполнен, ваша команда сможет сразу же приступить к следующей приоритетной задаче.

Бесплатный инструмент для совместной работы и управления проектами

Если вы решили внедрить программное обеспечение для совместной работы и управления проектами, попробуйте Wrike совершенно бесплатно в течение двух недель. Затем можно перейти на платную версию или продолжить пользоваться бесплатной. Попробуйте выполнить с помощью этой системы небольшой проект, и вы сами убедитесь, что Wrike помогает командам работать быстрее и эффективнее и завершать проекты в срок.